Nærværende forretningsorden omhandler følgende:

1. Formål.
2. Sammensætning.
3. Møder
4. Dagsorden
5. Tavshedspligt og habilitet
6. Ikrafttræden og revision

1. Formål.

Generalforsamlingen er den øverste besluttende myndighed i foreningen.

Bestyrelsen står for og har ansvaret for den daglige ledelse. Den daglige ledelse kan uddelegeres til en forretningsfører, manager eller lign.

2. Sammensætning.
Bestyrelsen består af 5 medlemmer.

Ved vakance i bestyrelsen, kan bestyrelsen supplere sig selv ud fra valgte suppleanter, indtil førstkommende generalforsamling.

Klubbens Forretningsfører/klubmanager deltager uden stemmeret.

Klubbens chefgreenkeeper deltager ad hoc.

Udvalgsmedlemmer kan deltage ad hoc i bestyrelsesmøderne under behandling af udvalgte emner.

Formanden for Holbæk Golfklub er formand for bestyrelsen, og leder bestyrelsens møder. I dennes fravær ledes bestyrelsesmøderne af klubbens næstformand.

Et medlem til mødet vælges som sekretær, som tager referat af afholdte bestyrelsesmøder.

3. Møder
Bestyrelsen afholder møder efter behov – ca. hver måned, på nær sommerferien.

I september, forud for generalforsamlingen i november, afholder bestyrelsen strategimøde, hvor budgettet for det kommende år behandles.

Formanden, eller tre(3) andre bestyrelsesmedlemmer, kan træffe beslutning om afholdelse af ekstraordinært møde.

Forslag til mødedatoer fastlægges i efteråret for hele året, men kan justeres løbende fra gang til gang.

Indkaldelse til bestyrelsesmøder skal ske senest 8 dage før mødet.

Indkaldelsen skal indeholde den i forretningsordenen besluttede dagsorden.

Eventuelt afbud meddeles til klubbens formand.

Det tilstræbes, at eventuelt skriftligt materiale m.v., der har betydning for drøftelserne på mødet, udsendes samtidig med mødeindkaldelsen.

Relevant information af generel karakter tilstræbes i øvrigt løbende fremsendt til bestyrelsens medlemmer.

4. Dagsorden
Dagsorden for bestyrelsesmøderne aftales mellem formand og forretningsfører/klubmanager.

Følgende punkter er faste punkter på dagsordenen:

1. Referat fra sidste møde ligger på hjemmesiden.
2. Formanden har ordet.
3. KM siden sidst.
4. Udvalg rundes.
5. Update på banen.
6. Blandede meddelelser.
7. Information hvad, til hvem, hvornår, hvordan og af hvem.
8. Næste møde

Forslag til behandling under pkt. 7 skal som minimum indeholde en kort beskrivelse af idé og formål, økonomiske konsekvenser, samt indsats og tidsplan.

Forslag af større rækkevidde, der fremsættes under punktet ”Eventuelt”, vil ikke kunne

færdigbehandles, men vil – efter mødets beslutning herom – blive videreført til næste møde, hvor det optages som punkt på dagsordenen.

Formanden kan i særlige tilfælde sende hastende spørgsmål til skriftlig kommentering blandt bestyrelsens medlemmer.

Bestyrelsen aftaler, hvem der er ansvarlig sagsbehandler for vedtagne beslutninger vedrørende dagsordenens punkter. Der kan fastsættes tidsterminer. Aktionsplan ligger med som bilag.

KM udarbejder senest 8 dage efter mødets afholdelse referat, som udsendes til bestyrelsesmedlemmerne til skriftlig godkendelse, og offentliggøres på HGK’s hjemmeside umiddelbart herefter.

5. Tavshedspligt og habilitet
Bestyrelsens medlemmer og forretningsfører/klubmanager har tavshedspligt med hensyn til alt, hvad de erfarer i deres egenskab af medlem af bestyrelsen, medmindre der er tale om forhold, der er bestemt til offentliggørelse blandt klubbens medlemmer.

Et bestyrelsesmedlem skal underrette formanden, hvis der foreligger forhold, der kan give anledning til tvivl om medlemmets habilitet. Herefter afgør bestyrelsen om det pågældende medlem kan deltage i behandling af den sag, der har givet anledning til tvivlen.

6. Ikrafttræden og revision
Denne forretningsorden revideres løbende, dog minimum en gang årligt i forbindelse med det første ordinære møde efter den årlige generalforsamling.

Godkendt 03.10.24