Nærværende forretningsorden omhandler følgende:

1. Formål.
2. Sammensætning.
3. Møder
4. Dagsorden
5. Tavshedspligt og habilitet
6. Ikrafttræden og revision

1. Formål.
Bestyrelsen er Holbæk Golfklubs øverste myndighed.
Bestyrelsesarbejdet i Holbæk Golfklub udøves i overensstemmelse med klubbens vedtægter, som senest godkendt på en generalforsamling.

2. Sammensætning.
Bestyrelsen består af 5 medlemmer.
Ved vakance i bestyrelsen, kan bestyrelsen supplere sig selv ud fra valgte suppleanter, indtil førstkommende generalforsamling.
Klubbens Forretningsfører/klubmanager deltager uden stemmeret.
Klubbens chefgreenkeeper deltager ad hoc.
Udvalgsmedlemmer kan deltage ad hoc i bestyrelsesmøderne under behandling af udvalgte emner.
Formanden for Holbæk Golfklub er formand for bestyrelsen, og leder bestyrelsens møder. I dennes fravær ledes bestyrelsesmøderne af klubbens næstformand.
Et medlem til mødet vælges som sekretær, som tager referat af afholdte bestyrelsesmøder.

3. Møder
Bestyrelsen afholder møder efter behov – ca. hver måned, på nær sommerferien.
I september, forud for generalforsamlingen i november, afholder bestyrelsen strategimøde, hvor budgettet for det kommende år behandles.
Formanden, eller tre(3) andre bestyrelsesmedlemmer, kan træffe beslutning om afholdelse af ekstraordinært møde.
Forslag til mødedatoer fastlægges i efteråret for hele året, men kan justeres løbende fra gang til gang.
Indkaldelse til bestyrelsesmøder skal ske senest 8 dage før mødet.
Indkaldelsen skal indeholde den i forretningsordenen besluttede dagsorden.
Eventuelt afbud meddeles til klubbens formand.
Det tilstræbes, at eventuelt skriftligt materiale m.v., der har betydning for drøftelserne på mødet, udsendes samtidig med mødeindkaldelsen.
Relevant information af generel karakter tilstræbes i øvrigt løbende fremsendt til bestyrelsens medlemmer.

4. Dagsorden
Dagsorden for bestyrelsesmøderne aftales mellem formand og forretningsfører/klubmanager.
Følgende punkter er faste punkter på dagsordenen:

1. Referat fra sidste møde ligger på hjemmesiden.
2. Formanden har ordet.
3. KM siden sidst.
4. Udvalg rundes.
5. Update på banen.
6. Blandede meddelelser.
7. Information hvad, til hvem, hvornår, hvordan og af hvem.
8. Næste møde

Forslag til behandling under pkt. 7 skal som minimum indeholde en kort beskrivelse af idé og formål, økonomiske konsekvenser, samt indsats og tidsplan.
Forslag af større rækkevidde, der fremsættes under punktet ”Eventuelt”, vil ikke kunne  færdigbehandles, men vil – efter mødets beslutning herom – blive videreført til næste møde, hvor det optages som punkt på dagsordenen.
Formanden kan i særlige tilfælde sende hastende spørgsmål til skriftlig kommentering blandt bestyrelsens medlemmer.
Bestyrelsen aftaler, hvem der er ansvarlig sagsbehandler for vedtagne beslutninger vedrørende dagsordenens punkter. Der kan fastsættes tidsterminer. Aktionsplan ligger med som bilag.
KM udarbejder senest 8 dage efter mødets afholdelse referat, som udsendes til bestyrelsesmedlemmerne til skriftlig godkendelse, og offentliggøres på HGK’s hjemmeside umiddelbart herefter.

5. Tavshedspligt og habilitet
Bestyrelsens medlemmer og forretningsfører/klubmanager har tavshedspligt med hensyn til alt, hvad de erfarer i deres egenskab af medlem af bestyrelsen, medmindre der er tale om forhold, der er bestemt til offentliggørelse blandt klubbens medlemmer.
Et bestyrelsesmedlem skal underrette formanden, hvis der foreligger forhold, der kan give anledning til tvivl om medlemmets habilitet. Herefter afgør bestyrelsen om det pågældende medlem kan deltage i behandling af den sag, der har givet anledning til tvivlen.

6. Ikrafttræden og revision
Denne forretningsorden revideres løbende, dog minimum en gang årligt i forbindelse med det første ordinære møde efter den årlige generalforsamling.

Godkendt 13.11.23

Nærværende vedtægter erstatter i sin helhed “Vedtægter for Holbæk Golfklub” af 26. november 2019.

§1.

Klubbens navn, hjemsted og formål:

Klubbens navn er Holbæk Golfklub.

Klubbens hjemsted er Holbæk kommune.

Det er klubbens formål at skabe optimale muligheder for, at medlemmerne kan dyrke golf, og – med ud­gangspunkt i fællesskabet og det sociale liv i klubben – at udbrede kendskabet til golfsporten samt fremme færdigheder i golf.

Klubben har etableret en golfbane og skal drive golfbanen med de nødvendige faciliteter. Den skal endvidere organisere de dertil hørende idrætslige aktiviteter, således at klubbens medlemmer kan udøve golfspillet under de bedst mulige forhold.

§2.

Klubbens tilknytning:

Klubben er medlem af Dansk Golf Union under Danmarks Idrætsforbund og er underkastet disse forbunds love og regler.

§3.

Optagelse af medlemmer:

Klubben kan optage alle som medlemmer. Tilsvarende kan optages såvel aktive som passive medlemmer. Kun aktive medlemmer har spilleret. Kun personer kan optages som medlem.

Bestyrelsen er berettiget til at regulere tilgangen af nye medlemmer af hensyn til banens kapacitet. Ved en sådan regulering føres der efter objektive kriterier en venteliste,jf. bestyrelsens forretningsorden for med­lemmer.

§4.

Medlemskategorier, indskud og kontingent

Indskud: Ved optagelse i klubben betales et indskud, hvis størrelse fastsættes af generalforsamlingen.

Ungdomsspillere (op til det år hvor de fylder 26) betaler ikke indskud ved optagelse i klubben.

Ved udmeldelse af klubben, mens man er ungdomsspiller (op til det år hvor de fylder 26), bortfalder indskudsfriheden ved senere indmeldelse (fra det år hvor de fylder 26).

De af medlemmerne betalte indskud tilbagebetales ikke ved ophør af medlemskab.

Kontingentet fastsættes af generalforsamlingen efter bestyrelsens indstilling med udgangspunkt i det aktive fuldtids-seniormedlem.

Bestyrelsen fastsætter i øvrigt reglerne for opkrævning af indskud og kontingent.

§5.

Udmeldelse, statusændring og restance

Udmeldelse af klubben eller overgang til tleks medlemskab eller passivt medlemskab vice versa skal ske skriftligt til klubbens sekretariat inden I 5. december året forud for den ønskede statusændring.

I særlige tilfælde kan bestyrelsen dispensere fra ovennævnte bestemmelse.

Restance: Ethvert medlem, der er i restance, vil få inddraget sin spilleret. Medlemmer, der er i restance efter kontingentets ordinære forfaldsdag primo februar, vil modtage en rykker (I. rykker) pålignet et rykkergebyr til forfald primo marts. Er der fortsat ikke betalt primo marts afsendes med yderligere et ekspeditionsgebyr den 2. rykker, der samtidig vil være et varsel om eksklusion, dersom den fulde restance ikke er betalt inden den I. april. Medlemmer i kontingentrestance efter I. april betragtes som udmeldte uden yderligere varsel. De udmeldte modtager et brev herom.

Medlemmer, der er i restance til klubben på anden måde end ved manglende kontingentbetaling, vil tilsva­rende få inddraget spilleretten, modtage en rykker og genoptagelse af fuldt medlemskab kan først ske, når hele restancen inkl. evt. gebyrer er betalt af den pågældende. Medlemmer, der er i restance ud over tre måneder, ekskluderes efter forudgående varsel herom.

Denne bestemmelse, vedrørende manglende spilleret i forbindelse med restance, gælder også for gæster fra andre klubber tilknyttet Dansk Golf Union, dersom meddelelse herom foreligger.

§6.

Generalforsamlingen:

Generalforsamlingen er klubbens højeste myndighed.

Ordinær generalforsamling afholdes hvert år i Holbæk før udgangen af november måned. Den ordinære generalforsamling indvarsles ved en foreløbig dagsorden med mindst to måneders varsel. Varslingen offentliggøres på klubbens hjemmeside og fremsendes til alle medlemmer via Golfbox.

Komplet endelig dagsorden og de fuldstændige forslag, der kommer til behandling, offentliggøres senest 14 dage før generalforsamlingen. Dagsorden og forslag fremlægges i klubhuset, offentliggøres på klubbens hjemmeside og fremsendes til alle medlemmer via Golfbox.

Generalforsamlingen ledes af en dirigent, som vælges af forsamlingen efter indstilling fra bestyrelsen. Medlemmer af bestyrelsen kan ikke vælges.

Ethvert medlem i klubben er stemmeberettiget og valgbar på generalforsamlingen, dersom det er registreret som aktivt medlem, og er myndig på datoen for generalforsamlingen. og har betalt kontingent som ovenfor angivet. Stemmeretten kan udøves ved personligt fremmøde eller ved en skriftlig fuldmagt, som kun er gældende for den pågældende generalforsamling. Intet medlem kan afgive mere end to (2) stemmer efter fuldmagt eller i alt højst tre (3) stemmer.

Beslutninger træffes ved simpel stemmeflerhed, uanset det fremmødte antal medlemmer. Forslag til ved­tægtsændringer kræver dog for vedtagelse, at mindst 2/3 af de afgivne stemmer inkl. fuldmagter stemmer herfor, uanset antallet af fremmødte medlemmer.

Alle afstemninger og valg sker ved håndsoprækning, medmindre skriftlig afstemning forlanges af mindst 1/4 af de fremmødte medlemmer eller anbefales af dirigenten.

Ved valg af bestyrelsesmedlemmer skal der i tilfælde af kampvalg anvendes skriftlig afstemning efter følgende afstemningsmetode:

Først vælges formand og kasserer.

Herefter stemmes der om øvrige ledige poster på en gang.

Hvert stemmeberettiget medlem kan stemme på højst det antal kandidater, der skal vælges og kun med en stemme på hver kandidat. Ved stemmelighed skal omvalg straks afholdes efter samme regler mellem kandidater med lige stemmetal, såfremt der stadig er ubesatte poster.

Ekstraordinær generalforsamling afholdes, såfremt mindst 1/4 af klubbens stemmeberettigede medlemmer skriftligt overfor bestyrelsen, eller bestyrelsen selv, forlanger dette med angivelse af de forslag, der ønskes behandlet.

Den ekstraordinære generalforsamling skal afholdes inden fem (5) uger efter begæringens modtagelse, og indkaldelse skal ske med mindst otte (8) dages varsel på samme måde som indkaldelse til ordinær general­forsamling.

§7.

Dagsorden for den ordinære generalforsamling:

Dagsordenen for generalforsamlingen er følgende:

1. Valg af dirigent.
2. Bestyrelsens beretning om klubbens virksomhed i det forløbne år til godkendelse.
3. Fremlæggelse af det reviderede årsregnskab til godkendelse.
4. Forelæggelse af budget for regnskabsåret, herunder vedtagelse af kontingent, indskud m.v.
5. Behandling af forslag fra bestyrelsen.
6. Behandling af indkomne forslag fra medlemmerne.
7. Valg af bestyrelsesmedlemmer.
8. Valg af ekstern revisor
9. Eventuelt

Forslag fra medlemmerne skal, for at kunne blive behandlet på en ordinær generalforsamling, være frem­sendt skriftligt til bestyrelsen inden 30 dage før datoen for generalforsamlingen. Forslag fra såvel medlem­mer som bestyrelse skal omtales i den endelige indkaldelse til generalforsamlingen.

Dirigenten påser, at der føres protokol over det på generalforsam I ingen passerede.

§8.

Bestyrelsen:

Bestyrelsen består af fem (5) personer, som alle skal være stemmeberettigede medlemmer af Holbæk Golf­klub, og som ikke må være ansatte eller forpagtere samme sted.

Formand og kasserer vælges af generalforsamlingen. Formand vælges for to (2) år i lige år, mens kasserer vælges for to (2) år i ulige år.

Bestyrelsens øvrige medlemmer vælges for to (2) år ad gangen. I lige år vælges et (I) medlem og i ulige år vælges to (2) medlemmer. Genvalg kan finde sted.

I tilfælde af vakance i bestyrelsen kan bestyrelsen supplere sig selv indtil førstkommende generalforsamling, herunder også valg af ny formand eller kasserer.

§9.

Bestyrelsens konstituering:

Bestyrelsen konstituerer sig på førstkommende bestyrelsesmøde efter generalforsamlingen. Bestyrelsen fastsætter i øvrigt selv sin forretningsorden.

Den ansatte Klubmanager kan indkaldes og deltage (uden stemmeret), når bestyrelsen holder møde.

Formanden eller tre (3) andre bestyrelsesmedlemmer kan indkalde til bestyrelsesmøde efter behov og med mindst otte (8) dages varsel.

Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når tre (3) medlemmer er til stede. Ved stemmelighed er formandens stemme afgørende. I formandens fravær ledes bestyrelsesmødet af næstformanden.

Bestyrelsen fører protokol over bestyrelsesmøder. Bestyrelsens medlemmer modtager ikke honorar.

§10.

Bestyrelsens virke og nedsættelse af udvalg:

Bestyrelsen er ansvarlig for klubbens drift og træffer med bindende virkning beslutning i klubbens anliggender.

Klubben tegnes af formanden samt to bestyrelsesmedlemmer eller af den samlede bestyrelse.

Anlæg af nye bekostelige faciliteter, ny bane, køb og salg af fast ejendom og lignende større dispositioner, kræver godkendelse af en generalforsamling.

Bestyrelsen kan antage lønnet medhjælp og meddele specialfuldmagter.

Bestyrelsen forestår varetagelse af klubbens daglige drift og nedsætter bl.a. de nødvendige udvalg til gennemførelse heraf, såsom: Bane-, Begynder-, Junior-, Klubhus-, Sponsor-, Sports- Turnerings-udvalg etc. Udvalgsformændene udpeges af bestyrelsen, og udpegningen gælder for et kalenderår ad gangen. Udvalgsformanden sammensætter selv sit udvalg blandt klubbens stemmeberettigede medlemmer.

Bestyrelsen fastsætter udvalgenes opgaver og kompetence samt giver retningslinjer for udvalgsarbejdet. Ud­valgene er i øvrigt selvforvaltende, idet handlingsplaner, større anskaffelser og de heraf afledte budgetter skal forelægges for og godkendes af bestyrelsen, der altid har det overordnede ansvar.

Bestyrelsen fastsætter satserne for greenfee, rabatkort, skabsleje, gebyrer og lignende.

§11.

Årsregnskab:

Klubbens regnskabsår går fra I. september til 31. august.

Regnskabet føres af kassereren eller efter dennes bemyndigelse.

Regnskabet skal før den ordinære generalforsamling være revideret af foreningens revisor.

Med indkaldelsen til generalforsamlingen skal følge regnskabet for det forløbne regnskabsår samt budget for det kommende år.

§12.

Spillet, regler mv.:

Klubben respekterer de af Dansk Golf Union og Danmarks Idrætsforbund fastlagte betingelser for medlem­skab.

For golf spillet i klubben gælder de af “The Royal and Ancient Golf Club of St. Andrews” fastsatte regler. Bestyrelsen fastsætter de lokale regler, som den måtte finde fornødne. Disse skal godkendes af Dansk Golf Union.

Fastsættelse af medlemmernes handicap sker i henhold til Dansk Golf Union’s handicapsystem, og tildeling af spillehandicap i forbindelse med handicapturneringer og – matcher sker iht. det af Dansk Golf Union fastsatte slopesystem.

Ethvert aktivt medlem kan deltage i de officielle turneringer inden for de af bestyrelsen/ turnerings-komiteen fastsatte alders – og /eller handicapgrænser.

Bestyrelsen fastsætter i øvrigt de bestemmelser, som findes nødvendige af hensyn til udøvelse af spillet og ordenens opretholdelse inden for klubbens område. Overtrædelse af disse bestemmelser kan af bestyrelsen straffes. med en karantæne, der specifikt er fastsat til et virkeområde og et tidsrum. I gentagne eller grove tilfælde kan bestyrelsen iværksætte udelukkelse (eksklusion) fra klubben.

Bestyrelsens afgørelse kan af medlemmet indbringes for Dansk Goltunion’s Amatør – og Ordensudvalg.

Afgørelse af eksklusion kan af medlemmet indbringes for førstkommende ordinære eller ekstraordinære generalforsamling, der dog ikke har opsættende virkning.

§ 13.

Bestemmelser om klubbens opløsning m.m.:

Bestemmelse om klubbens opløsning kan kun vedtages af en generalforsamling.

Til vedtagelse kræves, at mindst halvdelen af klubbens stemmeberettigede medlemmer er til stede og at beslutningen vedtages med en majoritet pa 2/3 af de afgivne stemmer.

Såfremt der ikke er fremmødt et tilstrækkeligt antal medlemmer, men 2/3 af de fremmødte stemmer for forslaget, indkaldes på vanlig måde en ny (ekstraordinær) generalforsamling til afholdelse senest fem (5) uger efter. Her kan forslaget vedtages med 2/3 af de repræsenterede stemmeberettigede medlemmer, uanset antallet af fremmødte medlemmer, idet der her kan mødes og stemmes ved skriftlig fuldmagtjvf. § 6.

Ved foreningens opløsning skal evt. overskud gå til almennyttige formål (fx til en anden forening eller organisation, der har almennyttigt formål) i Holbæk Kommune eller i Danmark.

§ 14.

Forpligtelser:

Klubben hæfter alene for sine forpligtelser med den formue, som til enhver tid tilhører klubben. Der påhviler ikke klubbens medlemmer eller bestyrelse nogen personlig hæftelse.

Således vedtaget på ordinær generalforsamling den 22. november 2022.